ワークスペースの権限と共有

はじめに

Bearish OS では、ワークスペースにアクセスして貢献できるユーザーを管理することが、スムーズなコラボレーションとセキュリティの維持に重要です。ワークスペースの権限により、チーム メンバーと外部の共同作業者がワークスペース内で表示および実行できる内容を制御できます。さまざまな権限レベルと共有オプションを使用して、ワークスペースとそのアイテムの管理方法を完全に制御できます。

権限レベル

Bearish OS は、さまざまなコラボレーションのニーズに対応するために、複数のレベルの権限を提供します。ワークスペースに追加する各ユーザーには、アクセス レベルを決定する特定のロールを割り当てることができます。

所有者: ワークスペースの作成者または最高レベルのアクセスを割り当てられたユーザー。所有者は、すべてのコンテンツの管理、権限の調整、ワークスペースの削除など、ワークスペース内のすべての操作を実行できます。

管理者: 管理者は所有者と同様の権限を持ちますが、ワークスペースを削除する権限がない場合があります。メンバーの管理、コンテンツの更新、ワークフローの監視を行うことができます。

編集者: 編集者は、ワークスペース内のすべてのアイテムにアクセスでき、変更を加えることができます。これには、ドキュメントの編集、ボードの更新、タスクの追加などが含まれます。編集者は、ワークスペースの設定や権限を変更できません。

コメント投稿者: コメント投稿者は、ワークスペース内のすべてのコンテンツを閲覧し、フィードバックやコメントを残すことができます。ただし、アイテムを直接編集することはできません。

閲覧者: 閲覧者は、ワークスペース内のコンテンツにアクセスして読むことができますが、コンテンツを操作することはできず、コメントを残したり変更を加えたりすることはできません。

ユーザーの権限の設定

ワークスペースを作成または管理するときに、ユーザーに特定の権限レベルを割り当てることができます。

ユーザーの追加:

ワークスペースに移動し、ワークスペース設定から「メンバーの管理」を選択します。

「メンバーの追加」をクリックし、追加するユーザーのメールアドレスまたはユーザー名を入力します。

プロジェクトでの役割に基づいて、権限レベル (所有者、管理者、編集者、コメント投稿者、または閲覧者) を選択します。

「招待」をクリックして、ユーザーにワークスペースへの参加の招待状を送信します。

権限の調整:

ユーザーの権限レベルを変更する必要がある場合は、「メンバーの管理」に移動し、リストでユーザーを見つけます。

名前の横にあるドロップダウン メニューを使用して、コメント投稿者から編集者にアップグレードしたり、管理者から閲覧者にダウングレードするなど、役割を変更できます。

ユーザーの削除:

ワークスペースからメンバーを削除するには、[メンバーの管理] に移動し、ユーザー名の横にある [削除] オプションを選択します。

外部の共同作業者とワークスペースを共有する

Bearish OS を使用すると、組織外のユーザーとワークスペースを共有して、クライアント、請負業者、またはパートナーとのシームレスなコラボレーションを実現できます。これらの外部共同作業者のアクセス権を制御できます。

外部ユーザーの招待:

内部ユーザーを追加する場合と同じ手順に従いますが、外部共同作業者のメール アドレスを入力します。

アクセスまたは貢献する必要がある内容に基づいて、適切な権限レベルを割り当てます。

ワークスペース リンクの共有:

ワークスペースの共有可能なリンクを生成して、外部の共同作業者に送信できます。

必要なコラボレーションのレベルに応じて、リンクを表示のみ、コメント、または編集アクセスに設定できます。

セキュリティを強化するために、リンクに有効期限を設定することができ、有効期限が過ぎるとアクセスが取り消されます。

ワークスペース内での特定のアイテムの共有

ワークスペース全体を共有したくない場合は、Bearish OS でドキュメント、タスク ボード、グリッドなどの特定のアイテムを共有できます。

個々のアイテムの共有:

ワークスペース内で共有するアイテム (ドキュメントやボードなど) を選択します。

[共有] ボタンをクリックして、招待するユーザーを選択します。

そのアイテムに特定の権限を割り当てます。これは、ワークスペース全体の権限とは異なる場合があります。たとえば、ユーザーはワークスペースに対して閲覧者アクセス権を持ちますが、特定のドキュメントに対しては編集者アクセス権を持つ場合があります。

外部共有のアクセス設定:

特定のアイテムをワークスペース外のユーザーと共有する必要がある場合は、そのアイテムの共有可能なリンクを生成できます。

適切なアクセス レベル (表示、コメント、編集) を選択し、パスワード保護や有効期限などの制限を設定して、外部アクセスを制御します。

パブリック ワークスペースとコンテンツ

知識やプロジェクトをより幅広いユーザーと共有したいチームのために、Bearish OS ではワークスペースを公開するオプションを提供しています。

ワークスペースを公開する:

ワークスペース設定で、[パブリック ワークスペース] オプションを切り替えます。これにより、Bearish OS アカウントを持っているかどうかに関係なく、リンクを持つすべてのユーザーがワークスペースを表示できるようになります。

パブリック ユーザーに表示のみのアクセス権またはコメントのアクセス権を与えるかどうかを選択できますが、より高い権限を持つメンバーとして招待されない限り、コンテンツを編集することはできません。

個々のアイテムのパブリック共有:

ワークスペース全体を共有せずに、特定のドキュメント、Wiki、またはプレゼンテーションを公開することもできます。

各アイテム内の [共有] 機能を使用して、[パブリック アクセス] オプションを切り替えます。パブリック リンクが生成され、ワークスペース外の誰とでも共有できます。

複数のアイテムの権限の管理

Bearish OS では、複数のアイテムの権限を同時に管理できます。これは、大規模なワークスペースを扱う場合に特に便利です。

権限の一括割り当て:

「メンバーの管理」セクションから、更新するドキュメント、ボード、タスクなどの複数のアイテムを選択します。

各アイテムの権限を個別に設定するのではなく、選択したすべてのアイテムの権限を一度に割り当てまたは調整します。

権限のテンプレート:

同様のワークスペースを頻繁に作成する場合は、権限テンプレートを設定できます。これらのテンプレートは、さまざまな種類のプロジェクトまたはワークスペースの役割とアクセス レベルを事前に定義するため、セットアップ プロセスが高速化されます。

ワークスペース権限のベスト プラクティス

ワークスペースを安全かつ整理された状態に保つには:

役割を慎重に割り当てます: 本当に必要なユーザーにのみ管理者または編集者のアクセスを許可します。アクセスを制限すると、誤って変更される可能性が減ります。

権限を定期的に確認します: プロジェクトの進行に合わせて、メンバーの権限を確認し、適切な人が適切な情報にアクセスできることを確認します。アクセスが不要になったユーザーを削除します。

コメント投稿者と閲覧者を使用する: フィードバックを提供したり、最新情報を入手したりする必要があるチーム メンバーや外部の共同作業者には、コメント投稿者または閲覧者の役割を割り当てることで、効率化とセキュリティを確保できます。

外部アクセスの有効期限を設定する: 外部の共同作業者と共有する場合は、リンクまたはアクセスの有効期限を設定することを検討してください。これにより、関与が終了するとアクセスも終了します。

監査証跡とアクティビティ ログ

Bearish OS には、ワークスペース内のユーザー アクションを追跡するための監査証跡とアクティビティ ログが含まれています。

ユーザー アクティビティの監視: 特定のアイテムに変更を加えたユーザー、更新内容、更新日時を確認します。これにより、ワークスペース内の透明性と説明責任が確保されます。

アクセスの追跡: パブリック リンクまたは共有リンクの場合、ワークスペースまたは個々のアイテムを閲覧したユーザーの数を追跡して、エンゲージメントとセキュリティに関する洞察を得ることができます。

ワークスペースの権限と共有を管理することは、Bearish OS で生産的で安全な環境を維持するために不可欠です。柔軟なオプションと使いやすいコントロールにより、プロジェクトや機密データの整合性を損なうことなく、適切なユーザーが適切な情報にアクセスできるようにすることができます。