外部ユーザーとの予約リンクとスケジュール設定

Bearish OS カレンダーセンターの予約リンク機能

Bearish OS カレンダーセンターは、ユーザーが外部のユーザーと簡単に会議をスケジュールできる「予約リンク」という強力なツールを提供しています。この機能により、ユーザーは独自のスケジュールを事前に設定した上で、リンクを通じて外部ユーザーと柔軟に会議を調整できます。クライアント、パートナー、その他の外部連絡先と頻繁に会議を設定する必要がある専門職にとって、この機能は特に有用で、利用可能な会議時間を簡単にコントロールできます。

予約リンクとは？

予約リンクは、外部ユーザーがユーザーの空いている時間を確認し、事前に設定された利用可能時間に基づいて会議をスケジュールできる共有可能なURLです。この機能により、会議設定の際に必要なやり取りを削減し、両者にとってプロセスがスムーズになります。

予約リンクの主な機能

• 事前設定された空き時間: ユーザーは会議可能な時間を指定して予約リンクを作成できます。
• カスタマイズ可能な会議時間: 会議の時間を15分、30分、60分など、事前に設定された時間で調整できます。
• バッファタイム: 会議の前後にバッファタイムを追加し、予約された予定との間に隙間を確保できます。
• カスタマイズ可能な詳細: ユーザーはイベント名、アイコン、カレンダー、説明などの会議詳細を指定できます。
• 自動的な衝突検出: システムはスケジュールの衝突を自動的に検出し、利用できない時間帯をリンクからリアルタイムで除外します。
• 場所の選択肢: ユーザーは仮想会議リンク（例：Bearish OS ビデオ通話、Zoom、Microsoft Teams）や物理的な会議場所を統合マップ（例：TomTom マップ）を使って設定できます。

予約リンクの作成方法

ステップ1: 新しい予約リンクを作成

1. カレンダーセンターにアクセス: Bearish OS でカレンダーセンターを開き、予約リンクセクションに移動します。

2. 新しいリンクを作成: 「新しい予約リンクを作成」をクリックして、スケジュールの設定を開始します。

3. 名前を選択: 予約リンクに意味のある名前（例：「クライアント相談」や「週次同期」）を付けます。

4. 空き時間を設定: 会議可能な日と時間を選択します。複数の時間帯を作成し、会議の間にバッファタイムを指定できます。

5. 会議の期間を設定: 会議の長さ（例：15分、30分、またはカスタム時間）を定義します。

6. 会議の種類とカレンダーを選択: 会議が仮想か対面かを選択します。仮想会議の場合、ビデオプラットフォーム（Bearish OS ビデオ通話、Zoom、Microsoft Teams など）を選択できます。対面の会議の場合、マップ統合を使って場所を追加できます。

7. オプションフィールド: 予約者から追加の詳細（名前、メールアドレス、電話番号、会社名など）を要求できます。

8. 保存してリンクを生成: 設定が完了したら、予約リンクを保存します。外部ユーザーと共有できるユニークなURLが生成されます。

例: コンサルタントが1時間の戦略相談を提供するため、「戦略相談」という予約リンクを作成し、毎週火曜日と木曜日の午前9時から午後5時まで、会議の間に15分のバッファタイムを設定します。

ステップ2: 予約リンクを共有

リンクが生成されたら、外部ユーザーにメール、ソーシャルメディア、またはウェブサイトに埋め込んで共有できます。受信者はリンクをクリックすると、利用可能な時間が表示される予約ページに誘導されます。

ステップ3: 外部ユーザーが会議をスケジュール

外部ユーザーは、利用可能な時間を選択し、自分の詳細を入力して会議を確認します。カレンダーに新しいイベントが追加されると、リンクから表示される時間帯が自動的に更新されます。

例: コンサルタントが「戦略相談」リンクを見込み客と共有し、クライアントがリンクをクリックして、木曜日の午後2時に空いている時間を選択し、詳細を入力して予約を確定します。

予約リンク設定の管理

予約リンクを作成した後、リンクの動作を完全に管理できます：

• 有効期限: リンクに有効期限を設定し、特定の期間のみアクティブにすることができます。
• バッファタイムの調整: 会議前後のバッファタイムを調整して、セッション間に準備や回復の時間を確保します。
• 可視性と編集: 予約リンクはいつでも編集または無効化できます。また、リンクの使用頻度を追跡し、誰が会議をスケジュールしたかを確認できます。
• 分析と追跡: 予約リンクの訪問者数、ページに滞在した時間、使用したデバイスの詳細（IPアドレス、ブラウザタイプなど）などの指標を表示できます。

例: コンサルタントが数週間後に「戦略相談」リンクの会議時間を45分に変更し、バッファタイムを15分から30分に増やします。

自動通知とカレンダー統合

外部ユーザーが予約リンクを通じて会議をスケジュールすると、両者に自動的に以下の通知が送信されます：

• 確認メール: 会議の予定が確定したことを、ユーザーとゲストの両方に確認するメールが送信されます。
• ICS/iCal 統合: 確認メールには ICS/iCal ファイルが含まれ、外部ユーザーが簡単に会議を自分のカレンダーに追加できます。
• 自動カレンダーエントリ: 会議は自動的に Bearish OS カレンダーに表示され、時間、場所、ゲスト情報などの詳細が含まれます。

衝突検出と動的更新

予約リンクの強力な機能の一つが、衝突検出メカニズムです：

• ユーザーのカレンダーが更新されると（例えば、新しい会議がスケジュールされると）、予約リンクに表示される空き時間が自動的に調整されます。
• 提案された会議時間と既存のカレンダーイベントとの間に衝突が生じた場合、システムは外部ユーザーが重複する時間帯を選択するのを防ぎます。

例: クライアントが木曜日の午前10時に会議を予約しようとしたが、コンサルタントのカレンダーに衝突するイベントがあるため、その時間帯は自動的に表示されなくなり、代わりに午前11時や午後2時などの空いている時間が提案されます。

フィードバックと会議後のアクション

予約リンクを通じて会議がスケジュールされた後、ユーザーは自動的な会議後のアクションを設定できます：

• フォローアップメール: 会議後に自動的に感謝メールやフォローアップメールを送信します。
• フィードバック調査: 会議後に参加者がセッションについての意見を提供できる簡単なフィードバックフォームを含めます。
• 会議後のノート: 会議の要約やアクションアイテム、次のステップをオプションで送信できます。

例: 戦略相談の後、コンサルタントのクライアントには自動的にフォローアップメールが送信され、フィードバック調査のリンクが提供されます。これにより、コンサルタントはインサイトを収集し、今後のセッションを改善できます。

Bearish OS カレンダーセンターの予約リンク機能により、外部ユーザーとの会議のスケジュール管理が簡単になり、効率的に時間を管理しながら、スケジュールに対する柔軟性、セキュリティ、コントロールを維持できます。
このツールは、クライアント、パートナー、または組織外の連絡先との定期的な会議や予約を設定するユーザーにとって非常に価値のあるものです。