残業と休暇の承認ワークフロー

Created by Saliba Faddoul, Modified on Thu, 6 Feb at 7:34 PM by Saliba Faddoul

Bear Trax の残業および休暇承認ワークフロー

Bear Traxの残業および休暇承認ワークフローは、従業員の残業作業および休暇リクエストが効率的に管理、承認、追跡されることを保証します。このシステムは、承認を処理するための明確で構造化されたプロセスを提供し、従業員とマネージャー双方に透明性と説明責任を提供します。

残業承認ワークフロー

残業リクエスト生成：

従業員が予定された時間を超えて働くと、Bear Traxは自動的にその追加時間を残業として追跡します。
従業員は、予定外の追加時間が必要な場合にも手動で残業リクエストを行うことができます。このリクエストはマネージャーに承認を求めます。

残業承認プロセス：

リクエストの提出：
- 手動残業の場合、従業員は残業リクエストを提出し、日付、時間、および追加時間を働く理由を指定します。
- 自動的に追跡された残業（打刻システムを通じて）は、従業員のマネージャーによる確認のためにフラグを立てます。
マネージャーの確認：
- マネージャーは残業リクエストの通知を受け取り、リクエストの詳細（働いたまたはリクエストされた残業時間数）を確認できます。
- マネージャーは、承認、却下、または従業員に追加情報を求めることができます。
承認または却下：
- 承認された場合、残業時間は従業員のタイムカードに追加され、適切な残業レート（通常の給与率の1.5倍や2倍など）で給与処理されます。
- 却下された場合、そのリクエストはBear Traxに記録され、マネージャーの却下理由と共に従業員に通知されます。
- 承認または却下されたすべての残業リクエストは監査のために記録されます。

残業承認通知：

従業員は自分の残業リクエストが承認されたか却下されたか通知され、却下理由があればそれも通知されます。
マネージャーは保留中の残業承認リクエストに対するリマインダーを受け取り、迅速な対応を促されます。

監査証跡とレポート：

すべての残業リクエスト（手動または自動）は、システムに記録され、以下の詳細が追跡されます：
- 残業作業の日時
- 残業の理由（提供されていれば）
- 承認したマネージャーの名前
- 承認プロセス中に追加されたコメント
Bear Traxは、マネージャーが従業員、部門、または期間ごとにフィルタリングしてすべての残業作業、承認、処理された残業を確認できる残業レポートを生成します。

休暇承認ワークフロー

休暇リクエスト提出：

従業員はBear Traxを通じてPTO（有給休暇）、病気休暇、またはその他の休暇タイプのリクエストを提出できます。
提出プロセス中、従業員は休暇タイプ、希望する日付、および追加情報（病気休暇の理由や休暇の計画など）を提供します。

休暇リクエスト承認プロセス：

リクエストのルーティング：
- 休暇リクエストは従業員のマネージャー、チームリーダー、または管理者にルートされ、承認が求められます。
- 承認者はBear Trax内で通知を受け取り、リクエストの確認を促されます。
マネージャーの確認：
- マネージャーは、リクエストされた日付と残りの休暇残高（例：PTOや病気休暇の残り日数）を含む休暇リクエストを確認できます。
- マネージャーはリクエストを承認、却下、または変更を要求できます（例：別の日付を提案）。
承認または却下：
- 承認されたリクエストは従業員のカレンダーとタイムカードに自動的に反映され、承認された休暇が記録されます。
- 却下されたリクエストは理由とともにログに記録され、従業員には却下の通知とコメントが送信されます。
- マネージャーは部分的承認のためにメモを残すこともできます（例：リクエストされた休暇の一部のみ承認）。

特別な考慮事項：

従業員のリクエストが利用可能な休暇残高を超えている場合や、重要な作業日である場合、マネージャーはリクエストにフラグを立てて、HRに相談することがあります。

通知および確認：

従業員は、休暇リクエストが承認または却下された時点で通知を受け取ります。承認された休暇は従業員のBear Traxスケジュールとタイムカードに反映されます。
マネージャーには保留中のリクエストが通知され、迅速な確認と承認が行われます。

監査証跡とレポート：

承認されたまたは却下されたすべての休暇リクエストはBear Traxに記録され、以下の詳細が保存されます：
- リクエストが提出された日付
- リクエストされた休暇タイプ
- 決定（承認または却下）と承認したマネージャーの名前
- 決定に関するコメントや理由
マネージャーとHRは、すべての休暇リクエスト、承認、却下を示す詳細なレポートを生成できます。これらのレポートは、従業員、部門、または期間でフィルタリングでき、企業の休暇動向を包括的に確認し、監査が行えます。

まとめ： Bear Traxの残業および休暇承認ワークフローは、従業員の追加勤務時間や休暇リクエストを管理するプロセスを効率化します。役職ごとの承認、詳細なログ記録、および自動通知機能により、すべてのリクエストが迅速かつ透明に処理され、従業員とマネージャーにとってスムーズな体験が提供されます。このワークフローは、明確なコミュニケーションと説明責任を維持し、すべての従業員の時間調整の正確な記録を確保することで、生産性を向上させます。