Bear Trax での従業員経費の処理

Bear Trax における経費管理

Bear Trax は、従業員とマネージャーの両方にとって経費管理プロセスを簡素化し、効率化します。ビジネス関連の経費の追跡、提出、および承認を効率的に行うことができます。以下は、Bear Trax がどのように従業員の経費を管理するかです。

経費カテゴリーおよびタイプ

Bear Trax では、標準の経費カテゴリーを提供するだけでなく、カスタムカテゴリーの作成も可能です：

• 標準カテゴリー: 旅行、宿泊、食事、オフィス用品、ビジネスサービスなど、一般的な経費カテゴリーが含まれます。
• カスタムカテゴリー: 管理者、マネージャー、および従業員（承認が必要）が、会社のニーズに合わせてカスタムカテゴリーを作成できます。これには、サブカテゴリーや金額制限を設定することも可能です。

経費提出ワークフロー

従業員は、以下の手順で Bear Trax を使って経費を簡単に提出できます：

1. カテゴリーを選択:

   • 従業員は、旅行や食事などの事前定義されたカテゴリーや、会社が設定したカスタムカテゴリーから選択します。

2. 詳細の入力:

   • 従業員は、経費の詳細を入力します。これには以下が含まれます：
     • 金額: 経費の総額
     • 日付: 経費が発生した日
     • ベンダー: 経費が発生した場所
     • 支払い方法: 従業員が支払った方法（例：会社のカード、個人のカード）
     • ビジネス目的: 経費のビジネス上の理由に関する簡単な説明

3. 領収書の添付:

   • 従業員は、さまざまな形式で領収書をアップロードし、提出に添付できます。

4. 項目別内訳:

   • 経費が複数の要素から成る場合、従業員はそれぞれの項目に名前、価格、税金詳細を付けて内訳を分けることができます。

領収書および項目別内訳の追跡

従業員は、各経費提出に領収書を添付できます。システムは次の機能を提供します：

• 領収書のアップロード:
  • 領収書は、画像やPDFとしてアップロードできます。
• 項目別追跡:
  • 経費は個別の項目として分けられ、各項目に価格と税計算が記録されます。
• 領収書コメント:
  • 従業員とマネージャーは、領収書にコメントを直接追加でき、透明性と明確さが向上します。

経費承認ワークフロー

経費が提出されると、次の承認プロセスを経ます：

1. マネージャーによる確認:

   • マネージャーは提出された経費を確認し、正確性とポリシーの遵守をチェックします。

2. 承認または却下:

   • マネージャーは経費を承認または却下でき、必要に応じてコメントを追加します。却下された場合、従業員は経費を調整して再提出できます。

3. 承認ログ:

   • Bear Trax はすべての承認アクションをログに記録し、監査目的で詳細な履歴を提供します。

ポリシーおよび制限

Bear Trax は、カスタマイズ可能な制限を通じて経費ポリシーを強制できます：

• 経費制限:
  • 管理者は、各経費カテゴリーに対して最大許容金額（例：食事 $100、宿泊 $500）を設定できます。
• 日当（Per Diem）レート:
  • 旅行関連の経費には、管理者が日ごとの食事や宿泊費用の日当レートを設定でき、システムが自動的に追跡します。

払い戻し追跡

Bear Trax は払い戻しプロセス全体を追跡します：

• 提出状況:

  • 従業員は経費の提出状況（承認待ち、承認済み、支払い済み）を確認できます。

• 払い戻し履歴:

  • Bear Trax は、払い戻されたすべての経費の詳細な履歴を維持し、従業員とマネージャーが以前の払い戻しを追跡できるようにします。

フラグと違反

システムは、ポリシー制限を超えた経費や遅延提出を自動的にフラグします：

• 超過金額:
  • Bear Trax は、許容金額を超える経費をハイライトします。
• 重複提出:
  • システムは重複領収書や二重提出をチェックし、誤ってまたは不正な申請を防ぎます。

まとめ： 従業員の経費を効率的かつ透明に処理することで、Bear Trax は企業が正確な財務記録を維持し、従業員に使いやすい経費管理ツールを提供します。