Bear Trax での払い戻し追跡

Bear Trax の払い戻し管理

Bear Trax は、従業員の経費払い戻しプロセスを簡素化し、すべてのビジネス関連経費が追跡され、レビューされ、タイムリーに払い戻されることを保証します。以下は、システムがどのように払い戻し追跡を管理するかです：

経費提出および承認

従業員は、Bear Trax を通じて経費を提出し、その後、承認のためにルーティングされます：

1. 提出:

   • 従業員は、カテゴリーを選択し、金額、日付、ベンダー、ビジネス目的を入力し、領収書をアップロードすることで経費を提出します。

2. 承認プロセス:

   • 提出された経費は、従業員の役職に基づき、マネージャーまたは管理者によってレビューされます。
   • 承認プロセスでは、会社のポリシーや支出制限に対する適合性がチェックされます。
   • 問題が見つかった場合、経費は却下され、従業員は調整して再提出することができます。

3. 監査およびログ:

   • 承認、却下、再提出など、承認プロセス中のすべてのアクションはログに記録され、将来の監査のために詳細な履歴が提供されます。

払い戻し状況追跡

Bear Trax は、各払い戻しリクエストの進行状況を明確に表示します：

• 保留: 提出された経費が承認待ちの状態。
• 承認済み: 経費が承認された後、処理段階に進みます。
• 処理中: 承認された経費が払い戻し待ちの状態となり、従業員はそのリクエストが処理されたかを追跡できます。
• 支払い済み: 払い戻しが完了し、従業員への支払いが行われた最終状態。

一括払い戻し処理

大規模なチームや頻繁な経費提出の場合、Bear Trax は一括払い戻し処理をサポートします：

• 管理者コントロール:

  • 管理者は、複数の承認済み経費を一度に処理でき、従業員が払い戻しを受け取るまでのターンアラウンドを迅速にします。

• バッチ状況更新:

  • 経費が一括処理された後、従業員は支払いの状況に関するリアルタイムの更新を受け取ります。

払い戻し履歴

Bear Trax は、払い戻されたすべての経費の詳細な履歴を保持し、従業員とマネージャーが過去の取引を簡単に確認できるようにします：

• 経費履歴:

  • 従業員は過去の払い戻しをリストとして確認でき、払い戻された金額、払い戻しの日付、承認マネージャーのコメントなどの詳細が表示されます。

• 監査ログ:

  • マネージャーと管理者は、経費提出および払い戻しプロセスの各ステップを追跡できる詳細な履歴にアクセスでき、透明性と説明責任を確保します。

通知およびアラート

Bear Trax は、従業員が払い戻しプロセス全体で通知を受け取ることを保証します：

• 提出通知:

  • 従業員は、自分の経費が提出、承認、却下、または支払い処理された際に通知を受け取ります。

• 払い戻し確認:

  • 払い戻しが完了した時点で、従業員は支払いが完了したことを通知されます。

給与システムとの統合

Bear Trax を通じて処理された払い戻しは、給与システムと統合され、給与および経費払い戻しの追跡をシームレスに行えます：

• 給与統合:

  • 承認された払い戻しは、次回の給与サイクルに自動的に追加され、従業員は通常の給与とともに払い戻しを受け取ります。

• 別々の支払いオプション:

  • あるいは、払い戻しは給与とは別に処理され、支払いを必要に応じて柔軟に処理できるようにします。

まとめ： Bear Trax は、明確な可視性、詳細な追跡、および効率的な処理を提供し、払い戻し管理を従業員と管理者双方にとって簡素化します。