Bear Trax の経費レポートと監査

Bear Traxは、従業員の経費管理、詳細なレポート作成、監査機能を提供し、透明性とコンプライアンスを確保するための包括的なシステムを提供します。経費レポートおよび監査機能により、従業員と管理者は経費を追跡し、検証することができ、会社の資金がどのように使われたかを明確に把握し、適切な承認ワークフローが遵守されていることを確認します。

経費レポートの主な機能:

経費レポート作成:

• レポート作成: 従業員と管理者は、特定の期間またはプロジェクトに対する経費レポートを生成し、選択した期間に発生したすべてのコストを把握できます。
• カスタマイズ可能なフィールド: レポートには次の重要な詳細情報が含まれます:
  • 日付範囲（例: 過去30日間）
  • 経費カテゴリー（例: 旅行、食事、オフィス用品）
  • 合計支出額
  • 承認ステータス（保留、承認済み、拒否）
• エクスポートオプション: ユーザーはレポートをCSV、PDF、またはExcel形式でエクスポートでき、経費詳細を簡単に共有およびアーカイブできます。

レポートフィルター:

• カテゴリー別フィルター: ユーザーは、旅行、宿泊、食事などのカテゴリー、従業員名、プロジェクト、部門、日付範囲でレポートをフィルターできます。これにより、管理者は特定のプロジェクトやチームメンバーの支出を迅速に把握できます。
• 部門別またはチーム別レポート: 管理者は、自分のチームまたは部門に特化したレポートを生成し、支出の追跡と予算の遵守を確認できます。

要約表示と詳細表示:

• 要約表示: レポートには、カテゴリー別または従業員別の総合計を表示する要約ビューがあります。
• 詳細表示: 各経費には、レシート画像、説明、日付とともに、個別の経費が表示されます。
• 項目別内訳: 詳細レポートでは、各経費が項目別に分解され、税金、合計額、分割費用などが含まれます。

監査機能:

経費エントリーの監査履歴:

• 監査履歴: Bear Traxに入力されたすべての経費には、以下の監査履歴が含まれます:
  • 経費が作成または編集された日付と時刻
  • 経費を提出した人物
  • 承認プロセス中の変更や調整（例: 金額の修正、カテゴリーの修正）
  • 承認者や従業員からのコメント

承認ログ:

• 承認ログ: Bear Traxは承認ワークフローで行われたすべてのアクションを記録します:
  • 経費提出日
  • 承認者または拒否者の名前と役職
  • 承認または拒否の日時
  • 拒否理由（該当する場合）

これにより、管理者や監査担当者はすべての経費が会社のポリシーに従って処理されたことを確認できます。

フラグとポリシー違反:

• 経費フラグ: システムは、事前に設定された会社のポリシーに違反する経費を自動的にフラグします（例: 許容額を超えた経費、認可されていないカテゴリー）。
• 特定のフラグ: 次のような特定のフラグがあります:
  • 超過金額: 経費が設定された制限を超えた場合
  • 認可されていないカテゴリー: 従業員に許可されていないカテゴリーで提出された経費
  • 重複提出: 同じレシートや類似した経費が複数回提出された場合

これらのフラグはレポートに表示され、財務や管理チームによるレビューの通知をトリガーします。

経費監査履歴:

• 監査履歴: 管理者や監査担当者は、従業員の経費の全監査履歴を確認できます。これには以下が含まれます:
  • 各経費に対して行われたすべてのアクション（例: 編集、承認、拒否）
  • 承認者からのコメントやフィードバック
  • フラグされた違反や不一致

監査ログレポート:

• 監査ログレポート: 監査ログは、特定の従業員、部門、または期間に基づいて生成でき、内部および外部監査目的で透明性を提供します。

概要:

Bear Traxの経費レポートおよび監査機能は、従業員の経費を追跡、報告、および監査するための強力なシステムを提供します。詳細な経費ログ、カスタマイズ可能なレポート、および包括的な監査履歴を提供することにより、Bear Traxはすべての財務取引が透明で適切に文書化され、会社のポリシーに準拠していることを保証します。これにより、財務監視の効率化、エラーの削減、および組織全体でのアカウンタビリティが向上します。